Keuntungan Document Imaging Dari Rds

Agar dokumen atau data – data sebuah perusahaan atau instansi pemerintah yang awalnya berbentuk kertas berbagai bentuk dan ukuran berubah menjadi sebuah file komputer kita memerlukan sebuah layanan yang bisa melakukan hal tersebut dengan teknologi tertentu untuk mengubahnya. Layanan tersebut bernama document imaging. Document imaging merupakan suatu layanan untuk mengubah dokumen yang berupa kertas (hardcopy) baik yang berisi data dalam bentuk tulisan tangan maupun hasil cetakan menjadi suatu dokumen dalam bentuk file komputer (softcopy). 

Dalam prosesnya, sebuah dokumen yang berisi tulisan tangan maupun hasil cetakan akan masuk ke dalam sebuah alat untuk dilakukan proses pemindaian (scanning) untuk kemudian diubah menjadi sebuah file komputer (softcopy) yang sifatnya sebagai bahan dokumentasi. Dengan kata lain Dokumen Imaging adalah proses konversi dokumen dari bentuk fisik dokuman (hard copy) menjadi bentuk emage (soft copy) yang mana Proses ini juga memerlukan indexing dokumen dan juga pemanggilan kembali dokumen atau lebih dikenal dengan electronic filing system. Mengapa menggunakan layanan ini untuk mengubah dari hardcopy menjadi softcopy? Jawabannya adalah karena sistem layanan ini memiliki beberapa keuntungan yang bisa dirasakan oleh sebuah perusahaan atau instansi pemerintah. 

Berikut adalah beberapa keuntungan dari adanya layanan document imaging bagi perusahaan swasta, BUMN atau instansi pemerintah yang setiap saat melakukan aktivitas kerja senantiasa berhubungan dengan dokumen – dokumen. Keuntungan – keuntungan document imaging diantara adalah mempermudah pencarian dokumen. Dengan sistem dokumentasi file digital, proses pencarian dokumen di kemudian hari akan menjadi lebih cepat dan mudah. Sistem searching dan indexing dari software komputer yang didasarkan pada pencarian kata kunci tertentu atau isi dokumen, akan sangat mempercepat proses pencarian data dibandingkan dengan mencari data dalam bentuk hardcopy yang umumnya berada di dalam tumpukan yang sangat tinggi di dalam gudang. 

Selain itu juga, dengan layanan ini dokumen menjadi lebih mudah untuk dibagikan. Dokumen dalam bentuk digital akan sangat mudah untuk dibagikan karena tidak diperlukan jasa fotocopy dan kurir untuk membagikannya, cukup hanya dengan menggunakan email dan teknologi data sharing lainnya untuk membagikan dokumen – dokumen tersebut Demikian beberapa keuntungan layanan document imaging bagi perusahaan atau instansi yang setiap harinya berkutat dengan dokumen atau data – data yang berhubungan dengan kegiatan rutin perusahaan atau instansi.